+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Организация рабочего времени его планирование и учет

Содержание

Секреты time-менеджмента, или Как планировать рабочее время продуктивно

Организация рабочего времени его планирование и учет

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни.

Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Закон Паркинсона был сформулирован историком Сирилом Норткотом Паркинсоном статье, напечатанной в британском журнале «The Economist» в 1955 году.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

  • стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
  • стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
  • тактическое планирование на месяц и на неделю,
  • тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные  и не срочные.  В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот.

Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место.

Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов.

Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Следствие закона Парето: Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто это и не нужно — необходимо лишь знать, работает ваша идея или нет, и изменять её так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабочий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования  может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку.

План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями.

Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

  • Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
  • Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
  • Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
  • Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
  • Правило регламента и  правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником.

Вольтер: Время довольно длинно для того, кто им пользуется; кто трудится и кто мыслит, тот расширяет его пределы.

  • Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
  • Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.
  • Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
  • Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные.

Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами).

Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

Брайан Трейси: Наконец, такое наблюдение: если вам надлежит «съесть» живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее.

Путь к достижению высокого уровня профессионализма и продуктивности труда лежит через приобретение устойчивой привычки решать самые важные задачи с самого утра, не тратя времени на другие проблемы.

Вам необходимо научиться «съедать лягушку» первым делом, не пускаясь в предварительные, нередко праздные, рассуждения.

В добавление к этой методике еще один совет: чтобы послевкусие было еще приятнее, после лягушки можно «съесть дело-десерт»: сделать нечто приятное, любимое, приносящее удовольствие и радость на рабочем месте.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

о составлении карты на день

Бенджамин Франклин, автор известно афоризма «Время – деньги», отмечал и следующее: Богатство зависит главным образом от двух вещей: от трудолюбия и умеренности, иначе говоря — не теряй ни времени, ни денег и используй и то и другое наилучшим образом.

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

9:00 – важные дела + дела-лягушки10:40 – деловая переписка + важные и срочные дела11:04 – совещания, планерки11:34 – деловые переговоры по телефону, собеседования13:34 – деловой обед14:00 – буферная зона + важные и срочные дела15:30 – важные дела + дела-десерты

17:00 – деловой ужин

Источник: https://delovoi-etiket.ru/psihologiya/1104-sekrety-time-menedzhmenta-ili-kak-planirovat-rabochee-vremya-produktivno.html

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

Организация рабочего времени его планирование и учет

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое.

К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн.

Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день.

Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети.

С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма.

Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма.

Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе.

 Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть.

Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В.

Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата.

Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил.

Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Источник: https://kakzarabativat.ru/soveti/planirovanie-rabochego-dnya/

Рабочее время

Организация рабочего времени его планирование и учет

Понятие рабочего времени раскрывает ст. 100 ТК РФ. Рабочее время (2020) — это период, в течение которого сотрудник, согласно контракту, выполняет свои должностные обязанности и подчиняется внутреннему распорядку. Виды режимов и способы учета отработанного времени перечислены в статьях 101 – 105 ТК РФ.

Режим устанавливается для лиц, заключивших трудовой контракт, т. е. для работников. В связи с этим нужно уметь различать график работы предприятия и сотрудников. Для организации тот или иной вид устанавливается, исходя из потребностей бизнеса, например, компания может функционировать круглосуточно. При этом сотрудники будут трудиться, например, посменно.

Режим труда работающим гражданам устанавливается коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка. В нем прописывают особенности организации труда в условиях конкретного предприятия. Основными формирующими элементами являются:

  • период начала и окончания работы;
  • продолжительность трудового дня (смены), недели;
  • график сменности, количество смен в сутки;
  • чередование дней труда и дней отдыха;
  • продолжительность перерывов в работе в течение дня (для отдыха, питания и т. д.), время их начала и окончания.

Приведем перечень возможных вариантов:

Какой бы режим ни выбрал для своего персонала наниматель, он не должен выходить за установленные законом рамки — норму, закрепленную ТК РФ. Также он обязан обеспечить верный учет и расчет рабочего времени.

Регламент рабочего времени и времени отдыха

Закон запрещает применять режимы, нарушающие нормальную продолжительность труда. Какова его стандартная длительность — вопрос, который интересует и кадровиков, и сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Общая недельная норма труда составляет 40 часов (ст. 91 ТК РФ), а время отдыха должно составлять не менее 42 часов. Для отдельных категорий трудящихся предусмотрены другие, более строгие нормы. Например, инвалиды I и II групп могут трудиться не более 35 часов в неделю.

Поговорим про рабочее время в 2020 году в России. Его нормы:

  • количество трудовых дней в 2020 году при пятидневной неделе — 247;
  • количество дней отдыха и праздничных дней в 2020 году по производственному календарю — 118;
  • годовая норма при 40-часовой рабочей неделе составляет 1970 часов.

Обычный (односменный)

Это так называемый «стандартный» режим труда (ст. 100 ТК РФ), примером которого может быть пятидневка с двумя выходными днями или шестидневка с одним выходным днем. Также сюда можно отнести трудовую неделю с предоставлением дней отдыха по скользящему графику.

При графике, подразумевающем ежедневный труд, как правило, используется поденный режим учета отработанного времени. В этом случае любой труд сверх нормы будет являться сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ).

Помимо стандартной пятидневки и шестидневки с фиксированным распорядком дня, предусмотрены и другие, более специфичные, режимы труда.

Ненормированный трудовой день

Это режим труда, в соответствии с которым определенные сотрудники могут по распоряжению начальника при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих обязанностей за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Гибкий рабочий день

Он применяется довольно часто. В этом случае работники могут самостоятельно определять и регулировать начало, окончание и длительность своего трудового дня. При этом важно, чтобы сотрудники отработали полностью положенное количество часов в течение принятого учетного периода — дня, недели, месяца (ст. 102 ТК РФ).

Режим сменной работы

Он подразумевает труд в 2, 3 или 4 смены в течение суток. При этом работники организации в течение определенного периода, например месяца, трудятся в разные смены.

Чаще всего сменный труд используют на крупных промышленных предприятиях, где длительность производственного процесса выше допустимой продолжительности ежедневного труда. В этом случае данная мера оправдана: она позволяет добиться увеличения объема выпускаемой продукции и наиболее эффективного использования оборудования.

При использовании сменного графика каждая группа сотрудников трудится в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности — порядком перехода сотрудников из одной смены в другую.

Вахта

Согласно статье 297 ТК РФ, вахтовым режимом труда называется трудовой процесс, происходящий на большом удалении места работы от места нахождения нанимателя.

Чаще всего такой режим применяется при строительстве крупных объектов в отдаленных или необжитых районах, в районах с особыми природными условиями.

Поскольку рабочее место находится далеко от места постоянного проживания работников и невозможно обеспечить их ежедневное возвращение домой, наниматель обязан предоставлять подчиненным на время вахты жилье, соответствующее утвержденным нормам.

Труд вахтовым методом ограничен по продолжительности периодом в один месяц. В исключительных случаях данный период может быть увеличен до 3 месяцев (при этом придется учесть мнение профсоюза, если он есть). Максимальная длительность ежедневной трудовой смены у вахтовиков равна 12 часам.

Режим раздробленного трудового дня

Разделение дня на части регулируется ст. 105 ТК РФ. На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение дня (смены), трудовой день может быть разделен на части таким образом, чтобы общая продолжительность служебного времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы.

Как изменить режим

График труда и отдыха можно изменить по инициативе работника либо работодателя. Но тут есть некоторые нюансы. В частности, некоторым категориям сотрудников руководство не вправе отказать в подобной просьбе (см. ст.

93 ТК РФ). Если же говорить про изменение режима рабочего времени по инициативе работодателя, то это допускается только в исключительных случаях, например при структурной реорганизации производства (см. ст. 74 ТК РФ).

Как видите, причины для изменения режима могут быть разными, но главное — стороны должны договориться о новых правилах и оформить обоюдное согласие в виде дополнительного соглашения к заключенному ранее трудовому контракту.

Особенно это важно, когда инициатором изменения режима выступает работодатель, поскольку график работы — это существенное условие трудового контракта, и не все работники могут согласиться трудиться по новым правилам, а значит, работодатель обязан предложить им иные вакантные должности (ст. 74 ТК РФ).

Когда все работники будут согласны подписать допсоглашения о новом графике работы, издается приказ об изменении режима рабочего времени. Образец такого документа вы можете увидеть ниже.

Скачать

Планирование рабочего времени

Конечно, каждый руководитель желает, чтобы его подчиненные трудились с максимальной отдачей. Для достижения этой цели в компаниях применяют различные методы производственной статистики.

Контроль и анализ использования рабочего времени является важным инструментом в работе отдела кадров и бухгалтерии каждого предприятия. Он позволяет оценить, насколько эффективен режим труда, установленный работникам, позволяет ли он добиться высокой производительности.

Также для этой цели составляется и используется баланс рабочего времени (на 2020 год, например). Это своеобразная таблица, в которой указывается распределение календарных дней и часов и их использование сотрудниками. На основе такого баланса вычисляется система показателей, характеризующих использование времени.

Например, коэффициент использования рабочего времени позволяет оценить, каким образом на предприятии используются трудовые ресурсы и какие условия выполнения основного трудового плана.

Некоторые организации также проводят хронометраж рабочего времени (образец заполнения в этой статье не приводится, поскольку тема слишком обширная), результаты которого в дальнейшем используют не только для анализа деятельности сотрудников, но и для оценки их эффективности и производительности.

Источник: https://clubtk.ru/rabochee-vremya

Организация рабочего времени руководителя

Организация рабочего времени его планирование и учет

Каждый руководитель должен рационально планировать свое рабочее время, благодаря чему он сможет принести максимальную пользу своему предприятию. Из-за того, что в сутках насчитывается ограниченное количество часов, директору следует правильно расставлять приоритеты.

Грамотное планирование рабочего дня предусматривает определение основных задач и целей на несколько суток вперед, благодаря чему руководителю удастся освободить время для решения творческих задач.

Общая информация

Динамично развивающиеся коммерческие компании отличаются от неперспективных предприятий грамотным руководством.

Благодаря неоспоримому авторитету среди рабочих, директора эффективно управляют большими коллективами, ставя перед ними конкретные задачи, и требуя из безоговорочного исполнения.

Выбор командного стиля руководства требует от директора не только правовых, но и психологических установок, благодаря чему он сможет пользоваться своей властью, отдавать высокорезультативные приказы.

Понятие и структура времени

Чтобы разобраться в терминологии и понять, что обозначает «рабочее время» необходимо применить нормативно-правовой подход.

Время работы руководителя представляет собой определенный временной промежуток, которого достаточно для выполнения трудовых обязанностей, направленных на увеличение рентабельности компании, следствием которой является увеличение его благосостояния.

Рабочее время руководителя измеряется:

  • часами;
  • неделями;
  • месяцами;
  • днями;
  • годами.

С 1917 года на территории Российской Федерации установлен 8-ми часовой рабочий день. В соответствии с Трудовым Кодексом его продолжительность не может превышать 40 часов в неделю.

Если руководителю удастся создать необходимые экономические условия, он сможет сократить продолжительность рабочего дня. Также стоит отметить, что рабочее время может быть скользящим, гибким или неполным, если организацией будут осуществляться специфические производственные процессы.

Удачливых руководителей выделяет одна характерная черта: они системно и очень сознательно используют свое рабочее время, благодаря чему освобождают время не только для досуга, но и для выполнения истинных управленческих функций.

Сегодня уже давно утратила свою актуальность поговорка «время-деньги», так как рабочее время уже давно стало его дороже.

Из-за большой конкуренции и постоянно изменяющейся конъюнктуры отечественного рынка руководители должны уметь эффективно организовывать свое рабочее время, причем абсолютно на всех уровнях:

  • на корпоративном;
  • на командном;
  • на индивидуальном.

Каковы основные причины его дефицита?

Многие руководители не могут понять, почему им всегда не хватает рабочего времени, чтобы успевать выполнять все намеченные задачи.

Чтобы разобраться, из-за чего возникает его дефицит, следует изучить таблицу:

Причины дефицита рабочего времениЧто приводит к дефициту времени
СпешкаИз-за постоянной спешки руководители не в состоянии сосредоточить внимание на насущных проблемах компаний
ПереутомлениеОтсутствие отдыха, длительная работа в сложных условиях приводят к потере работоспособности
Нагромождение работыРуководитель, который не умеет планировать рабочее время, начинает сразу хвататься на выполнение разных задач, из-за чего не может сконцентрировать внимание на главном
СуетливостьКак правило, это качество свойственно импульсивным руководителям, которые плохо организовывают свой рабочий день
Отсутствие мотивацииЕсли руководитель выполняет лишь функции директора, и за свою работу получает необоснованно низкую заработную плату, у него отсутствует стремление повышать продуктивность компании, так как он не видит в этом для себя никакой финансовой выгоды
Отсутствие планаЕсли руководитель является неорганизованным по жизни человеком, у него и в рабочих вопросах отсутствуют планы, цели и задачи
Доработки домаЕсли директор не может правильно организовать свой рабочий день, он будет регулярно брать работу на дом

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.

Чтобы руководитель смог с максимальной эффективностью выполнять свои прямые функции, ему необходимо четко представить совокупность задач и определить бюджет времени.

В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.

Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:

  • спонтанное время – 20%;
  • непредвиденное время – 20%;
  • рабочее время – 40%.

Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.

Цели

Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В

результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.

Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:

  • конкретность;
  • реалистичность;
  • ориентированность на достижения конкретного результата;
  • ограниченность и измеримость конкретными сроками.

Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.

Принципы организации

При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.

В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:

  • в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
  • если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
  • устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
  • выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.

Этапы и методы

Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.

Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:

  1. Определить стандартный распорядок дня.
  2. Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
  3. Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
  4. Сделать отметки о степени важности всех дел.
  5. Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
  6. Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
  7. Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
  8. Выделить время на отдых и приемы пищи.

Составляем график работы на неделю

На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:

День рабочей неделиСписок дел
ПонедельникКомандировка, региональная инспекция
ВторникПроект В. Изучить промежуточный отчет
СредаДоклад. Обзоры
ЧетвергПроект А, определить конечный срок его сдачи
ПятницаИзучить месячный отчет

Ежедневно руководитель живет по такому графику:

  • 9.00-9.30 – планерка с сотрудниками;

Источник: http://kadriruem.ru/planirovanie-i-organizacija-rabochego-vremeni-rukovoditelja/

Организация рабочего времени, его планирование и учет

Организация рабочего времени его планирование и учет

Для любой организации использование рабочего времени является важнейшей составляющей производства. Это обусловлено тем, что время является одним из основных ресурсов, требуемых для производства. Его четкая структуризация, балансировка и распределение на решение актуальных задач повышает эффективность производства и успешность организации.

Поэтому так важно, чтобы имелась фотография рабочего времени, для анализа. Детали данного вопроса в статье по ссылке.

Чем определяется продолжительность рабочего дня в организации?

Продолжительность рабочего времени в организации определяется главой 15 Трудового кодекса РФ.

Она указывает, что для каждого сотрудника нормой является 40 часов в неделю (хотя важно учитывать еще и сокращенные рабочие дни).

Предписывается при этом, что распределение выработки и установление графика осуществляется каждым предприятием отдельно. Соответственно возникает вопрос, каким локальным нормативным актом устанавливается режим рабочего времени в организации.

Законодательство указывает, что основным актом в данном случае будет внутренний распорядок предприятия, те локальные правила, на основе которых регламентируется труд сотрудников.

Отдельным актом для этих целей может быть трудовой договор. Однако в нем график работы закрепляется в том случае, если он отличен от общих предписаний.

К примеру была заключена индивидуальная договоренность о других временных рамках.

Сущность организации рабочего времени

Планирование на предприятии рабочего времени многие рассматривают как установление графика. Однако данное определение включает в себя более широкое значение. Часто используется такое понятие как тайм-менеджмент, но оно не совсем верное. На практике время не такой ресурс, которым управляют. Возможно лишь регулировать и влиять на его использование.

То есть основная цель планирования — это распределение работы каждого сотрудника в установленный срок таким образом, чтобы эффективность его труда была максимальной.

Основные правила планирования рабочего времени

Программа для планирования рабочего времени — это перечень пошаговых задач, каждая из которых служит достижению основной цели. Сюда могут входить следующие действия:

  • стремление к росту эффективности труда — может рассматриваться как в общем порядке по предприятию, так и индивидуально для каждого работника;
  • осуществление контроля над работой и временных затрат на ее выполнение;
  • оптимизация процессов, исключение лишних действий и неэффективных аспектов, негативно влияющих на производительность;
  • анализ существующей ситуации и деятельность по улучшению планирования и используемых методов;
  • установление порядка действий с назначением приоритетов, которые определят степень важности тех или иных задач;
  • разграничение между рабочим и личным временем.

Последний пункт направлен на то, чтобы минимизировать потери рабочего времени на производстве.

Планирование рабочего времени руководителем

Система планирования труда — это поэтапный процесс. Основывается он на анализе выработки и установлении тех норм, которые нужны для реализации поставленных задач. Чаще всего в этих случаях используется фотография рабочего времени или хронометраж.

На основе полученных данных можно составить наглядную картину, сколько труда и времени требуется для выполнения определенной работы. Согласно этим данным руководитель принимает решение о формировании штата, а также назначении сроков исполнения.

Роль руководителя в планировании является крайне важной. Его личные качества и действия могут влиять на организацию труда как положительно, так и отрицательно.

К негативным влияниям относят следующие аспекты:

  • спешка, беспорядочные и суетливые действия;
  • отсутствует возможность полноценно отдохнуть, назначение работы на дом;
  • отсутствует должный уровень мотивации;
  • не имеется четко организованной коммуникативной линии, которая обеспечит своевременную связь в решении актуальных вопросов;
  • не назначаются приоритеты и порядок решения поставленных задач;
  • нет распределения ответственности.

Данный перечень указывает на те действия, которые следует избегать. Это позволяет в конечном итоге получить такое планирование труда, которое покажет наибольшую эффективность.

Учет рабочего времени на предприятии осуществляется по разным показателям. Обычно это восьмичасовая смена с перерывом на обед. Однако возникают ситуации, когда смены могут носить нерегулярный характер, а также отличаться друг от друга по количеству часов.

В этом случае используют такое понятие как суммированный учет. Исходит оно из того, что норма для человека — 40 часов в неделю. Однако если в силу специфики производства данная норма систематически перевыполняется или не выполняется, в расчет берут более длительный отрезок времени — месяц, квартал, год.

В законодательстве нет определенных правил, по которым такой учет ведется. То есть выработка работника должна исходить из его нормы. Если суммированный расчет показывает, что средний показатель превышает 40 часов в неделю, а работодатель не доплачивает за перевыполнение — может последовать штраф.

Вводится суммированный учет в локальных правилах при назначении графика. Если такой вариант предусмотрен в индивидуальном порядке — следует прописать установленные нормы в трудовом договоре.

Как в организации ведется табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это унифицированная форма документа, которая отображает информацию о явках и пропусках работы для каждого из сотрудников. Данный образец является обязательным для заполнения и становится в дальнейшем основой для начисления заработной платы.

Ведется такой документ как в ручном режиме, заполнением формы Т-12, так и в электронном варианте по образцу Т-13. Составляется он обычно на тот календарный период, за который начисляется заработная плата.

Скачать заполненный образец табеля учета

Кто должен вести табель учета рабочего времени по закону

Табель учета ведет назначенное лицо, обычно сотрудник отдела кадров. Если организация небольшая, то форма заполняется одним специалистом. Однако если имеются подразделения, то на каждое из них составляется отдельный документ.

Составляется табель учета по следующей схеме:

  • назначенный сотрудник отмечает посещаемость каждого из работников в установленный период, проставляет реквизиты документа и свою подпись;
  • документ направляется руководителю отделения и подписывается им;
  • после этого акт направляется в бухгалтерию, которая заполняет свою часть и рассчитывает итоговую зарплату.

Для заполнения используется буквенные или кодовые обозначения, в начале документа обычно приводится их стандартный перечень.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации

Данные о сроках хранения табеля учета разнятся. Это происходит по той причине, что специфика предприятия предполагает разные условия труда для сотрудников. К примеру для офисных сотрудников срок хранения такого документа составляет от четырех лет.

Однако если речь идет о работе с вредными условиями труда или в экстремальных условиях, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обусловлено необходимостью учитывать стаж работы при начислении пенсионных и страховых выплат.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/rabochee-vremya/organizaciya-rabochego-vremeni-ego-planirovanie-i-uchet.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.