+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Образец протокола совещания у руководителя предприятия

Содержание

Протокол совещания: образец и бланк документа

Образец протокола совещания у руководителя предприятия

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

документа

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2020

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

ссылкой:

(17 4,47 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/protokol-soveshhaniya/

Образец протокола совещания у руководителя

Образец протокола совещания у руководителя предприятия

Протокол совещания – документ, предусматривающий фиксацию всех событий, которые происходят на собрании сотрудников производственной компании. Акт не является общепринятым, но в ряде случаев необходим.

Как и для чего использовать

Унифицированной формы не существует, поэтому можно скачать заполненный образец. Руководитель решает, будет ли проводиться персональное оформление бланка на совещании отдела.

Для оперативного составления документа должен быть назначен человек, обладающий минимальными навыками этого рабочего процесса. Составитель должен поставить свою роспись.

При необходимости прикрепляются документы, фото и видео. Они указываются отдельным пунктом.

ООО «Городская стройка» ПРОТОКОЛ № 8-К

совещания руководителей структурных подразделений

«23» января 2017 г. г. Актюбинск

Об изменении планов развитии предприятия на второе полугодие 2017 г. Председатель – директор ООО «Городская стройка» Шумков Виктор Иванович. Секретарь – Павлюченко Ирина Сергеевна. Присутствовали: Шашкова Светлана Игоревна, Стасиков Иван Петрович, Ляписов Сергей Семенович,
Крылов Дмитрий Валентинович.

ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Выбор приоритетных объектов строительства.

ПОСТАНОВИЛИ: 1. В качестве приоритетного направления в строительной деятельности фирмы назначается строительство домов индивидуальной жилой застройки и ремонтные работы.

2. Все прочие направления временно закрываются.

Голосование: единогласно «За». Проавших «Против» и воздержавшихся нет.

Председатель Шумков / Шумков В.И. /

Секретарь Павлюченко / Павлюченко И.С. /

Наш сайт оказался полезен? Поделитесь страницей с друзьями в соцсетях

Образец оформления краткого протокола оперативного совещания у руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта

Тип документа: Протокол

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 2,9 кб

Скачать образец документа

  • Протокол: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Протокол» по всему сайту
  • «Образец оформления краткого протокола оперативного совещания у руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Календарь праздников и выходных на 2020 год
  • Регистрация малого бизнеса полезно
  • Как самостоятельно составить договор
  • Таблица кодов ОКВЭД

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
  4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например: Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается). Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О плане командировок на 2012 г. Финансовый директор Молчанов С.А.

Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы. и хранение протокола После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания.

Составляем краткий протокол оперативного совещания

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

  1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
  2. Определенный состав присутствующих.
  3. Подобные темы и вопросы.
  4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:

  • Вопрос, вынесенный на совещание.
  • Докладчик по данному вопросу.
  • Принятое и утвержденное собранием решение.

Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания.

Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее. Типы совещаний Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.

Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

  1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
  2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
  3. Разъяснительное.

Протокол оперативного совещания Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

  • Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
  • Стабильный состав участников;
  • Практически неизменные темы и вопросы;
  • Короткая длительность.

При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.

  • Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.
  • Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов.

При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.

  • Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться.
  • Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б.

    Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом: РЕШИЛИ: Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г.

    Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г.

    Перми. Ответственный исполнитель – Медведев В.В. Срок исполнения – (дата) * Краткий словарь видов и разновидностей документов.

    Так, протоколы совещания совета директоров или общего собрания акционеров акционерного общества должны храниться постоянно.

    Документы находятся по месту расположения постоянно действующего органа организации. Такой порядок установлен в постановлении ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.2003 г.

    , в котором содержатся нормы, регулирующие правила и сроки хранения некоторых документов в акционерных обществах.

    Обычно протоколы различных собраний хранятся 3 или 5 лет, после чего сдаются в архив и уничтожаются в соответствии с инструкциями. Протокол совещаний – это не элемент ненужной бюрократии.

    Он помогает участникам собрания не забыть повестку дня и выполнить поручения руководителя в срок. Сегодня существуют электронные ресурсы для оперативной подготовки и рассылки подобных документов.

    Поэтому секретарь может быстро и в удобном виде представить готовую версию протокола всем заинтересованным лицам.

    Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов. В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения.

    Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.

    Заседание Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д.

    При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер.

    Зачем требуется протокол совещания?

    В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.

    Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

    Им же устанавливается, где это делать необязательно.

    Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы.

    Номер, дата, место проведения

    Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов.

    Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

    Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих.

    Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи.

    Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

    Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.

    :  Образец иска о расторжении брака без детей

    Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 – 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.»

    Источник: https://partnerzd.ru/obrazcy/obrazec-protokola-soveshhanija-u-rukovoditelja.html

    Кто ведет протокол совещания. Образцы протоколов совещаний

    Образец протокола совещания у руководителя предприятия

    В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

    Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений.

    Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются.

    Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

    Наш словарик

    Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов* .

    Проблемы и решения

    Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

    Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

    Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

    Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

    Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

    Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

    Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

    Общие правила оформления протокола

    Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

    Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

    Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

    Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

    Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

    Обязательными реквизитами протокола являются:

    · наименование организации

    · наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания

    · дата заседания

    · регистрационный номер протокола

    · место проведения совещания

    · подписи.

    Текст краткого протокола

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

    Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

    Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

    В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

    Структура, шаблон протокола совещания

  • Дата, время и место проведения мероприятия
  • Инициатор
  • Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией)
  • Список участников (с указанием должностей и контактной информацией)
  • Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией)
  • Стенограмма выступления первого докладчика

    Источник: https://svfan.ru/kto-vedet-protokol-soveshchaniya-obrazcy-protokolov-soveshchanii/

    Протокол производственного совещания образец заполненный 2020

    Образец протокола совещания у руководителя предприятия

    Деловые переговоры, беседы, собрания, дискуссии – все это виды совещательной деятельности организации, которые позволяют достичь результата, направленного на развитие.

    Во время совещания ведется документирование его хода, определяются ответственные по ведению протокола, его оформлению и назначаются сроки хранения.

    Чтобы все данные были оформлены верно, ответственный сотрудник использует образец формы протокола совещания.

    Скачать протокол совещания — образец 2020 в doc

    Скачать протокол совещания — образец 2020 в docx

    Скачать протокол совещания — образец 2020 в pdf

    Когда нужно составлять протокол совещания

    Разнообразие целей и задач, стоящих перед сотрудниками предприятия, определяет сроки проведения совещаний, их периодичность и состав заседающих. Чаще всего они касаются:

    • решения текущих проблем;
    • стратегического планирования деятельности;
    • своевременного реагирования на кризисные ситуации и поиска путей выхода из них;
    • способов распределения доходной части;
    • решений по инвестициям;
    • кадровых вопросов и пр.

    Решение о протоколировании того или иного заседания принимается непосредственно руководством предприятия или организации. Если принимается решение о том, чтобы вести протокол, образец документа должен присутствовать в списке бумаг делопроизводителя.

    Особенности документа

    Законодательно образец оформления протокола совещания не определен. Нет единой формы и требований к содержимому документа. Каждая компания вправе создать свой шаблон с использованием бланочной продукции. Более того, каждое подразделение имеет возможность создать форму под свои цели и задачи.

    Например, сделать образец протокола совещания у руководителя, протоколы общего собрания, производственного совещания, деловой встречи коммерческого отдела и т.д.
    Существует два вида фиксации совещаний: краткий и полный протокол. В первом случае — это оперативные данные регулярных совещаний, на которых поднимаются вопросы текущей деятельности предприятия.

    В таких случаях можно использовать образец протокола оперативного совещания.

    Во втором — четкая, последовательная, чаще всего дословная фиксация происходящего в процессе встречи или заседания.

    Кто составляет протокол

    Ответственный за ведение протокола может назначаться приказом руководства или анием непосредственно участниками совещания перед его началом.

    С учетом специфики занимаемой должности и достаточной подготовки для ведения протокола, обычно эта функция закрепляется за делопроизводителем ОК, секретарем руководителя, архивным работником.

    Однако, в некоторых случаях, например, когда совещание проходит в закрытом режиме, обязанность ведения протокола может возлагаться на одного из присутствующих, вне зависимости от того, какую должность он занимает.

    В случае, когда ответственное за оформление протокола лицо не имеет необходимого опыта, ему предоставляется образец протокола совещания для правильной фиксации событий и корректного составления документа.

    Какие данные должны быть в протоколе

    Если рассматривать заполненный образец протокола производственного совещания, то можно выделить две основные части: вводную и основную. Вводная должна содержать название предприятия или подразделения, данные председательствующего и секретаря, сведения о присутствующих и приглашенных лицах.
    В основную часть протокола вносятся:

    • список рассматриваемых вопросов (повестка дня);общий ход обсуждения;
    • текст основного доклада (если таковой предусмотрен);
    • фамилии, должности и тексты выступлений сотрудников;
    • процесс согласования и принятия решений по ходу мероприятия, в т.ч. итоги ания по каждому из них.

    Протокол подписывается председателем (зачастую им выступает руководитель организации) и секретарем совещания.

    Здесь же в конце документа формируется список приложений, если они рассматривались по ходу обсуждения и влияли на принятие решений: упоминается название материалов, количество страниц, отмечается, прилагаются ли к основному документу оригиналы или их копии. Это может быть акт, справка, заключение комиссии и пр.

    Как составить протокол: образцы

    В интернете можно найти и скачать образец протокола совещания в формате Word, PDF или ТХТ и использовать его для разработки собственного бланка.

    В кратком протоколе достаточно перечислить всех, кто взял слово в формате «ФИО, должность» и тезисами изложить суть вопроса.
    Что касается полных протоколов, то помимо стандартной вводной части формы — шапки, основная состоит из отдельных блоков, включающих пункты:

    • заслушаны: ФИО, должность, тема выступления;
    • докладывали;
    • постановили (решили).

    Чтобы понять, как правильно вести протокол, можно найти не только форму бланка, но и примеры его заполнения. Нельзя не упомянуть и о том, что многие предприятия используют в качестве протокола совещаний аудио- и видеофиксацию.

    Правила хранения документа

    Образец протокола рабочего совещания может находиться у делопроизводителя или в канцелярии, а вот документы, оформленные должным образом, согласно действующим нормам, должны храниться в организации постоянно. Эта норма касается протоколов:

    • советов, дирекции, правления, т.е. коллегиальных органов;
    • научных и методических органов, экспертных и консультативных структур (комитеты, комиссии, советы);
    • совещаний руководителя;
    • заседаний трудовых коллективов;
    • общих собраний акционеров и пайщиков.

    Исключение — документы, составленные в процессе совещаний, проводимых структурными подразделениями организации, учреждения, компании или предприятия. Эти бумаги хранятся пять лет.

    Скачать протокол совещания — образец 2020 в doc

    Скачать протокол совещания — образец 2020 в docx

    Скачать протокол совещания — образец 2020 в pdf

    Источник: https://obrazec-dogovora.ru/protocol/protokol-soveshaniya-obrazec.html

    Как вести протокол совещания образец

    Образец протокола совещания у руководителя предприятия

    Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии.

    Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.

    Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.

    Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания

    Кто занимается ведением записей

    Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.

    Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса.

    В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы.

    Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.

    Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.

    Структура бланка

    Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению.

    Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах.

    Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.

    Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:

    • реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
    • оглавление;
    • дата проведения и регистрационный номер документа;
    • город, где проводится совещание;
    • перечисление рассматриваемых вопросов;
    • ключевая часть;
    • роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.

    Пример составления рассматриваемого документа

    Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней.

    В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки.

    Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.

    Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

    Оглавление бланка

    В данном поле указывается наименование акта. В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».

    Место и дата проведения, порядковый номер

    При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года.

    В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года.

    В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.

    В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов.

    На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.

    2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».

    Ниже представлен шаблон протокола совещаний:

    ЗАО «Металлург»

    Протокол
    производственного собрания

    Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/obrazets-protokola-obshhego-sobraniya.html

    Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

    Образец протокола совещания у руководителя предприятия

    Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

    Типы совещаний

    Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

    1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
    2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
    3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
    4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

    Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

    Подготовка

    Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

    1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
    2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
    3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
    4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
    5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

    Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

    Ведение

    Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов.

    Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа.

    Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

    Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих.

    Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи.

    Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

    Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается.

    Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений.

    Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

    Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи.

    В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз.

    Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

    Оформление

    Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

    1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
    2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
    3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
    4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
    5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

    По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

    Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

    Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

    Оперативное совещание

    Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

    1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
    2. Определенный состав присутствующих.
    3. Подобные темы и вопросы.
    4. Небольшая длительность.

    Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

    Хранение

    Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия.

    Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации.

    Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

    Вывод

    Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

    Источник: https://FB.ru/article/367555/obraztsyi-protokolov-soveschaniy-kak-sostavit-protokol-soveschaniya-obrazets

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.