+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

Содержание

Как составить письмо с запросом о предоставлении документов: пошаговая инструкция и образец

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

  1. «Шапку» письма.
  2. Регистрационный номер и дату составления.
  3. Обращение к адресату по имени и отчеству.
  4. «Тело» документа.
  5. Подпись и печать.

Следует отметить, что запросы поступающие в организацию, могут носить самый разнообразный характер. Это может быть письмо из государственного органа, с налоговой инспекции, от покупателей, деловых партнеров, поставщиков и т. д. От перечня запрашиваемых документов и объема информации зависит срок ответа на запрос.

Ответ на запрос информации обычно имеет единое содержание, включающее следующие пункты:

  • «Шапку» документа.
  • ФИО и должность представителя организации, направившей ранее запрос.
  • Регистрационные данные, а также тему письма.
  • Обращение к представителю адресата документа.
  • «Тело» ответа (подробно данный пункт будет описан ниже).
  • Приложения (при наличии).
  • ФИО, должность и подпись, лица возглавляющего организацию, выступающую отправителем письма.
  • ФИО и контактный номер исполнителя документа.

В каких случаях пишется?

Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

  1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
  2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
  3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
  4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
  5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

Универсальные фразы

Составляя письмо — ответ на запрос о предоставлении информации, приходится использовать различные обороты деловой речи.

Так, всё многообразие универсальных фраз, используемых при написании письма-ответа, можно условно разделить на следующие категории:

  1. Обращение:«Уважаемый (-ая)…..».

    Иногда возникает вопрос, какую формулировку обращения выбрать – «Уважаемый господин Иванов» или «Уважаемый Анатолий Степанович». Ответ на данный вопрос следующий: если отношения с партнером только налаживаются, то рекомендуется использовать первый вариант. Если же организация, отправляющая письмо, активно сотрудничает с адресатом, то тогда можно выбрать второй вариант.

  2. Вступительные фразы:
    • «В ответ на Ваш запрос информации…».
    • «В отношении нашего телефонного разговора…».
    • «В связи с …».
    • «В ответ на Ваш запрос от …..№…..» и др.
  3. Ответ на вопрос:
    • «К сожалению, вынуждены Вам сообщить….».
    • «Пишу, чтобы сообщить Вам о….».
    • «С радостью сообщаю Вам…..».
    • «Отвечая на Ваш вопрос….» и т.д.
  4. Заключительные фразы:
    • «Надеюсь, эта информация будет Вам полезна».
    • «За дополнительной информацией обращайтесь в….».
    • «Был рад Вам помочь».
  5. Прощание:
    • «С уважением».
    • «С наилучшими пожеланиями».

Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.

Предлагаем ознакомиться  Образец завещания на дом и земельный участок

ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.

Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

  1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
  2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
  3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

При отказе

Отрицательный ответ должен содержать следующее:

  1. ссылку на тему запроса, направленного ранее, а также его номер и дату;
  2. причину отказа в предоставлении информации;
  3. констатацию отказа.

Составляя отрицательный ответ на запрос, весьма важно дать вежливый и деликатный отказ в предоставлении тех или иных данных.

Пошаговая инструкция по составлению документа

Инструкция по составлению письма-ответа на запрос имеет следующий вид:

  1. Начинать следует с «шапки» документа, указав в ней полное наименование своей организации, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, телефон и факс.

    Справка. Составлять ответ можно уже на готовом фирменном бланке организации. Как правило, он уже содержит все необходимые реквизиты.

  2. Далее в правом верхнем углу следует указать ФИО представитель адресата, его должность и наименование организации, в которую направляется ответ.
  3. Затем указываются номер и дата регистрации ответа в журнале исходящей корреспонденции, а также регистрационные данные, полученного ранее, письма-запроса.
  4. Необходимо вежливо обратиться к представителю адресата, назвав его по имени и отчеству. Пример: «Уважаемый Александр Игоревич!».
  5. Далее можно приступать к написанию основной сути письма. Следует отметить, что его содержание будет отличаться в зависимости от характера ответа (положительный или отрицательный). Что должен включать каждый из вариантов, было описано выше по тексту.
  6. Приложения (могут быть в том случае, если, к примеру, у организации были запрошены документы, и она готова их выслать).
  7. В завершение, на документе ставиться подпись руководителя организации, а также данные об исполнителе письма, на тот случай если у адресата возникнут вопросы.

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Необходимо составить «шапку» документу.

    Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

    К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

    • его полное наименование;
    • адрес;
    • контактный телефон.

    ВНИМАНИЕ. Письмо-запрос обычно пишется на имя руководителя организации, в которую он направляется.

  2. Далее необходимо указать дату и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.

    Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).

  3. По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа. Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) ……..!».
  4. Написание основного содержания письма. В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.

    В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки.

  5. Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.

    Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

Часто встречающиеся ошибки

Можно выделить следующие наиболее типичные ошибки, которые встречаются в письмах-ответах на запросы:

  1. ошибки при склонении фамилии представителя организации-адресат;
  2. отсутствие внятной и четкой причины отказа в предоставлении данных, которые были ранее запрошены;
  3. неверное построение ответа, с нарушением последовательности пунктов, которые должны быть в нем отражены;
  4. слишком длинные водянистые предложения, содержащие размытый смысл.

Внимание. Следует помнить, что одним из главных правил деловой переписки является краткость, четкость и однозначность.

Таким образом, составление письма-ответа на запрос информации не представляет особой сложности. Главное четко знать последовательность всех пунктов содержания, а также соблюдать основные требования, предъявляемые к деловому письму.

Предлагаем ознакомиться  Образец приказа о реконструкции основного средства

Как оформить ответ?

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

  1. положительный;
  2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

  1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
  2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
  3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
  4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

    В случае положительного ответа:

    • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
    • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
    • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

    При отрицательном ответе указывается:

    • ссылка на ранее полученный запрос;
    • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
    • констатация отказа.
  5. Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.
  6. Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

ИНН/КПП 77885974/77843545

01.12.16 № _12__

Источник: https://bellik.ru/pismo-obrazets-predostavlenie-otveta/

Образец письма ответа на запрос информации

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики.

Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к.

с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Читать еще:  Письмо предписание образец

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма

Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности.

Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа.

Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Когда требуется?

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

  • В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
  • В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
  • В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
  • В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
  • В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
  • В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).

    В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.

  2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.

    По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.

  • Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
  • Составление «тела» документа. ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:
    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  • Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  • Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.
  • Положительно

    ООО «Силуэт» Генеральному директору

    г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

    тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

    ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

    Источник: https://gimnazia40.ru/pisma-zapiski/obrazets-pisma-otveta-na-zapros-informatsii

    Образец письма-запроса о предоставлении документов

    Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

    Деятельность любого предприятия выстраивается на основании информации. Получение ее происходит разными путями. В ряде случаев у субъекта возникает необходимость составить запрос на предоставление документов (образцы прилагаются в тексте). При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

    Необходимость составления запроса

    У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

    • Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
    • Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
    • Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

    Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:

    • Законодательные акты.
    • Судебные решения.
    • Заключенные ранее договора.

    Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

    Правила составления

    Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

    1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
    2. Дату и место его составление.
    3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
    4. Наименование документа.
    5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
    6. Основную суть запроса.
    7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

    «Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

    В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

    Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

    В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

    • Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
    • Электронное письмо на e-mail.
    • Факсимильное сообщение.
    • Письмо с курьерской доставкой.

    Разновидности запросов

    Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:

    • Цели отправления.
    • Типа отправителя.
    • Типа адресата.

    Рассмотрим наиболее распространенные группы.

    Запрос о предоставлении информации

    Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:

    • Стоимости товаров и услуг.
    • Технических характеристик предлагаемой продукции.
    • Условий участия в мероприятиях и пр.

    В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.

    Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

    Запрос о подтверждении информации

    Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.

    Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.

    Запрос о предоставлении документов

    Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

    Запрос в Налоговую Инспекцию

    Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие.

    Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС.

    Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.

    Запрос в банк

    Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.

    Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.

    Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.

    Заключение

    Единой формы запросов о предоставлении информации не существует. Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета.

    Задайте ваш вопрос онлайн!! Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут

    Источник: https://alaws.ru/zapros-dokumentov-obrazec/

    Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки

    Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

    1. Для чего нужен письменный запрос
    2. Нюансы составления
    3. Скачать бланк и образец письмо – запроса
    4. Примеры различных писем – запросов
    5. Способы отправки письма – запроса
    6. Сроки ответа

    1. Для чего нужен письменный запрос

    В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
    Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

    2. Нюансы составления письма

    Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

    Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

    При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

    3. Скачать бланк и образец письма – запроса

    Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

    Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

    4. Примеры различных писем – запросов

    Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
    — О предоставлении информации
    — О предоставлении документов
    — В налоговую
    — В банк
    — Письмо-запрос акта сверки
    — О подтверждения необходимой информации

    Письмо – запрос о предоставлении информации

    Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
    1. Разъяснение мотива.
    2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
    3.

    Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
    4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
    5. Регистрация исходящего документа.
    Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

    Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

    Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
    Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
    1.

    «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
    2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
    3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
    4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
    5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

    Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

    Письмо-запрос в налоговую

    Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

    Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

    Письмо-запрос в банк

    Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
    Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

    Письмо-запрос акта сверки

    Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

    Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

    Письмо-запрос подтверждения информации

    Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

    Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

    5. Способы отправки письма – запроса

    Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
    1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

    Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
    2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
    3.

    Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

    6. Сроки ответа

    Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании.

    Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
    Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

    Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

    письмо

    Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/pismo-zapros-gotovye-primery-i-blanki/

    Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

    Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

    Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности.

    Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа.

    Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

    Назначение и содержание

    Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

    • индивидуальными предпринимателями;
    • частными гражданами;
    • представителями органов власти;
    • общественными деятелями и др.

    Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

    1. Наименование отправителя.
    2. Наименование получателя (адресата).
    3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
    4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
    5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
    6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
    7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
    8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
    9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

    Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

    Отправить можно разными способами:

    • по обычной почте;
    • по е-мэйл;
    • передать по факсу;
    • передать с курьером.

    Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

    Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

    Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

    Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

    О предоставлении информации

    Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

    • прайс-лист;
    • условия акции, предоставления скидок;
    • технические характеристики товара и т.п.

    В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

    О подтверждении информации

    В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

    О предоставлении документов

    В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

    В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

    Запрос в налоговую инспекцию

    Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

    Сроки ответа

    Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

    Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

    В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

    Источник: https://Inspectrum.su/trudovoe-pravo/obrazets-pisma-otveta-na-zapros-o-predostavlenii-informatsii-v-2020-godu.html

    Ответ на запрос о предоставлении информации. Образец заполнения и бланк 2020 года

    Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году
    Ответ на запрос о предоставлении информации может либо включать в себя требуемую информацию, либо содержать объяснения, почему эта информация предоставлена быть не может.

    Файлы в .DOC:Бланк ответа на запрос о предоставлении информацииОбразец ответа на запрос о предоставлении информации

    Интерпеллянт

    Запрос, в юриспруденции именуемый интерпелляцией, может быть направлен в различные структуры с требованием предоставить информацию по тому или иному вопросу.

    Основное качество автора запроса (интерпеллянта) – это делегированное ему законом или договором право просить о предоставлении той или иной информации.

    Так, в силу закона, правом истребования сведений от любой государственной либо частной структуры обладают:

    1. судебные инстанции в рамках конкретного рассматриваемого дела;
    2. судебные приставы в рамках исполнительного производства;
    3. органы прокуратуры в рамках расследуемых уголовных дел, материалов и заявлений граждан, а также в рамках контрольных мероприятий при осуществлении общего надзора;
    4. налоговые органы, в рамках проверки соблюдения налогового законодательства;
    5. органы полиции в рамках расследуемых уголовных дел и заявлений граждан;
    6. адвокаты в рамках контракта об оказании услуг;
    7. органы Министерства обороны в рамках обеспечения обороноспособности страны.

    В силу прав, предоставленных договором, истребовать информацию в рамках конкретного правоотношения могут контрагенты. Так, стороны договора могут обмениваться письмами относительно:

    • возможностей поставок;
    • уточнения банковских реквизитов контрагента;
    • распорядка работы и т.д.

    К предприятиям и организациям, приглашающим контрагентов на основании публичной оферты, могут обращаться с запросами о предоставлении информации любые лица, поскольку публичная оферта подразумевает свободное присоединение к предложению. Так, в силу публичной оферты может быть истребована следующая информация:

    • о стоимости товара или услуг;
    • о графике работы;
    • о качестве и комплектации товара;
    • об имеющихся вакансиях;
    • о туристических направлениях и т.д.

    Таким образом, при поступлении запроса первое, что следует сделать – это определить право интерпеллянта на получение информации. Нужно помнить, что вне зависимости от того, является ли интерпеллянт органом, полномочным истребовать информацию, запрос должен быть обоснован. Так:

    • суды обязаны в запросе указывать, по какому конкретному делу истребуется информация. Например, «В суде Октябрьского района города Омска рассматривается уголовное дело по обвинению Иванова И.И. в совершении преступления, предусмотренного ст. хх УК РФ. В связи с рассматриваемым делом появилась необходимость в установлении факта работы Иванова И.И., 1988 года рождения, на вашем предприятии в период с 2019 по 2021 гг. в должности охранника»;
    • органы следствия в запросе указывают номер уголовного дела или номер материала;
    • органы прокуратуры, проводящие проверку в порядке общего надзора, должны сообщить о плановости проверки или о том, что проверка осуществляется на основании заявления гражданина или юридического лица;
    • налоговые органы в качестве оснований запроса могут указывать осуществляемый контроль в отношении конкретного лица.

    Немотивированный запрос, особенно в отношении личных и персональных данных, не может быть исполнен.

    Всегда помните о том, что переданная вами информация может стать предметом судебного разбирательства, если вы передали ее по необоснованному запросу.

    Поэтому не стесняйтесь при необходимости вступать в переписку с интерпеллянтом и:

    • просить об уточнении требования;
    • просить о том, чтобы запрос был подписан должностным лицом;
    • просить о направлении нового запроса с правильными реквизитами или с печатью запрашивающего органа и т.д.

    Отрицательный ответ

    Существует три варианта мотивировки отрицательного ответа на запрос:

    • интерпеллянт не вправе запрашивать информацию;
    • интерпеллянт вправе направлять запросы, но запрос не мотивирован, не подписан, не имеет всех необходимых реквизитов или составлен в ненадлежащей форме;
    • информация не может быть предоставлена по причине ее отсутствия по любым причинам.

    В любом случае причина отказа в предоставлении информации должна быть изложена в ответе на запрос.

    Исполнение запроса

    Требуемая информация может содержаться как в письменном ответе, так и в приложении к ответу копий документов.

    В случае если к ответу прилагаются документы, то сам ответ на запрос будет в большей степени играть роль сопроводительного письма. Например, «на ваш запрос №123 от 11.11.2021 года направляем вам медицинскую карту Васильковой А.А.».

    Оформление

    Ответ на запрос оформляется по общим правилам деловой переписки. Это подразумевает включение в текст ответа входящих и исходящих реквизитов. В текст ответа следует включить:

    1. наименование (ФИО) и адрес интерпеллянта;

    Источник: https://zakonius.ru/obrazec/otvet-na-zapros-o-predostavlenii-informacii

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.